Werkafspraken & voorwaarden

Duidelijk vóór we beginnen.

Laatste update: 17 augustus 2026. Deze voorwaarden zijn de praktische basis voor ODAIRA-opdrachten. De offerte of opdrachtbevestiging legt de specifieke scope, planning en prijs vast en gaat voor waar we daar schriftelijk iets anders afspreken.

1. Wanneer is er een opdracht?

Een websiteformulier, DM of boekingsaanvraag is nog geen opdracht. Een opdracht ontstaat nadat de scope/offerte of boekingsbevestiging schriftelijk is geaccepteerd en, als een startbetaling is afgesproken, die betaling is ontvangen.

2. Projecten: betaling

Voor directe creatieve projecten geldt standaard een 50% startfactuur. Deze is binnen 7 dagen verschuldigd en altijd vóór de afgesproken start. Na ontvangst reserveer ik productietijd definitief en start ik het werk. Na de laatste review/goedkeuring volgt de resterende 50%; die is eveneens binnen 7 dagen verschuldigd. Definitieve bestanden op volledige kwaliteit en de afgesproken gebruiksrechten volgen na volledige betaling. Bij langere of grotere projecten kan de offerte een mijlpaalverdeling gebruiken, bijvoorbeeld 40/30/30.

Externe kosten zoals locatie, huur, crew, materialen of licenties kunnen vooraf of als onderdeel van de startfactuur worden gefactureerd. Ik maak zulke kosten niet stilletjes zonder akkoord.

3. 1:1-sessies

Een 1:1-sessie wordt na bevestiging volledig vooraf betaald via factuur/bankoverschrijving. Het tijdslot is pas definitief nadat de betaling binnen is. Zo reserveer ik geen tijd die uiteindelijk onbezet blijft.

4. Workshops & programma’s

Voor nieuwe organisaties geldt standaard 50% vooraf om voorbereiding en datum te reserveren. Het restant volgt volgens de offerte; bij een normale losse opdracht is de standaard betaaltermijn na uitvoering 14 dagen. Heeft een instelling, overheid of productiepartner een vast inkooporder- of inkoopproces, dan kunnen we vooraf schriftelijk andere betaalafspraken maken.

5. Feedbackrondes

Wanneer een pakket of offerte twee feedbackrondes bevat, betekent één ronde: één gebundelde set feedback van één afgesproken contactpersoon. De opdrachtgever verzamelt intern reacties en stuurt ze in één keer terug. Losse opmerkingen die na afsluiting van een ronde binnenkomen kunnen als volgende ronde tellen.

Correcties die nodig zijn omdat ODAIRA aantoonbaar afwijkt van de afgesproken scope of een technische fout heeft gemaakt, gelden niet als betaalde extra feedbackronde.

Een normale feedbackronde verfijnt het afgesproken concept. Een nieuwe richting, nieuwe scènes, extra formats, extra draaidagen, nieuw materiaal dat de montage wezenlijk verandert of een later toegevoegde beslisser die eerder goedgekeurde keuzes opnieuw opent, geldt als scopewijziging/meerwerk.

Extra werk wordt alleen na overleg uitgevoerd. Voor zakelijke opdrachten is het standaard meerwerktarief €85 ex. btw per uur in stappen van 30 minuten, of een aanvullende offerte als de wijziging groter is. Voor particuliere opdrachten wordt de totale consumentenprijs inclusief eventuele btw vooraf bevestigd.

6. Feedback en planning

Feedback wordt bij voorkeur binnen 5 werkdagen aangeleverd. Komt feedback of noodzakelijk materiaal later, dan kan de opleverdatum evenredig opschuiven. Na 10 werkdagen zonder reactie kan ODAIRA het project tijdelijk pauzeren; hervatting wordt dan opnieuw ingepland op basis van beschikbaarheid. Een gereserveerde productie kan niet onbeperkt open blijven staan.

7. Annuleren of verplaatsen

Bij een project worden bij annulering het reeds uitgevoerde werk, gemaakte externe kosten en aantoonbaar gereserveerde capaciteit verrekend met wat al is betaald. Specifieke productie- of annuleringskosten staan waar nodig in de offerte.

Een 1:1-sessie kan tot 48 uur vooraf één keer kosteloos worden verplaatst, afhankelijk van beschikbaarheid. Bij minder dan 48 uur of een no-show blijft de gereserveerde sessie in beginsel verschuldigd, voor zover wettelijk toegestaan; bij aantoonbare overmacht zoeken we een redelijke oplossing. Wettelijke consumentenrechten gaan altijd vóór deze praktische regeling.

8. Consumenten en bedenktijd

Sluit je als consument op afstand een overeenkomst voor een dienst, dan heb je in veel gevallen 14 dagen wettelijke bedenktijd. Wil je dat ODAIRA binnen die periode al begint, dan kan daarvoor uitdrukkelijke toestemming nodig zijn en kunnen de reeds geleverde werkzaamheden verschuldigd zijn. Wordt de volledige dienst op jouw uitdrukkelijke verzoek binnen de bedenktijd uitgevoerd, dan kan het herroepingsrecht na volledige uitvoering vervallen volgens de wettelijke regels. Dit wordt waar nodig in de bevestiging vastgelegd.

De huidige website rondt nog geen directe online betaling/koop af: een boekings- of projectformulier is een aanvraag. Als ODAIRA later een echte online betaal-/bestelflow activeert, wordt vóór livegang ook de dan verplichte online herroepingsfunctie ingericht.

9. Levering, bronbestanden en masters

Voor feedback kan ODAIRA reviewbestanden of previews op lagere kwaliteit en/of met reviewmarkering leveren; die zijn niet bedoeld voor publicatie. Na volledige betaling ontvang je de definitieve eindbestanden die in de offerte staan. Ruw beeldmateriaal, ongebruikte foto’s, projectbestanden, montageprojecten en andere bronbestanden zijn niet standaard inbegrepen. Als je die nodig hebt, spreken we dat vooraf apart af.

10. Gebruiksrechten

De offerte beschrijft waarvoor het eindwerk gebruikt mag worden. Uitgebreidere betaalde-media-, derde-partij- of andere gebruiksvormen kunnen een andere scope of vergoeding vragen. Definitieve overeengekomen gebruiksrechten gaan in nadat de volledige factuur is voldaan, tenzij schriftelijk anders afgesproken.

11. Aangeleverd materiaal en rechten van derden

De opdrachtgever staat ervoor in dat aangeleverde logo's, muziek, teksten, foto's, beeldmerken en andere materialen gebruikt mogen worden voor de opdracht, tenzij ODAIRA expliciet is ingehuurd om die rechten/licenties te regelen.

12. Portfolio en vertrouwelijkheid

ODAIRA kan afgerond en openbaar gemaakt werk gebruiken voor eigen portfolio en promotie, tenzij vooraf schriftelijk vertrouwelijkheid of een embargo is afgesproken. Gevoelig of nog niet gepubliceerd materiaal wordt niet zomaar openbaar gezet.

13. Betaling te laat

De betaaltermijn staat op de factuur/offerte. Bij zakelijke klanten kan ODAIRA werk opschorten als een afgesproken betaling uitblijft. Voor rente, incasso en consumentenaanmaningen gelden de wettelijke regels. Ik probeer een betalingsprobleem eerst normaal op te lossen; negeren verandert de betalingsplicht niet.

14. Problemen of klachten

Laat een probleem zo snel mogelijk schriftelijk weten via ravi@odaira.nl. Dan kunnen we eerst kijken wat er concreet moet worden opgelost. Op overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

15. Geldigheid offerte en akkoord

Een offerte is standaard 14 dagen geldig, tenzij er iets anders op staat. Een project is pas ingepland nadat de offerte/opdrachtbevestiging is geaccepteerd en een eventuele startbetaling is ontvangen.

16. Goedkeuring per fase

Bij projecten met meerdere fasen kan ODAIRA tussentijds richting, selectie of edit laten goedkeuren. Een goedgekeurde fase opnieuw openbreken kan meerwerk zijn als daardoor al uitgevoerd werk opnieuw moet worden gedaan. Een fout of aantoonbare afwijking van de afgesproken scope door ODAIRA blijft uiteraard voor rekening van ODAIRA.

17. Bestanden bewaren

Bewaar geleverde eindbestanden zelf op een veilige plek. ODAIRA bewaart project- en bronbestanden niet onbeperkt en kan werkbestanden na afronding opschonen. Heb je langdurige opslag of latere heropeningsmogelijkheid nodig, spreek dat vooraf schriftelijk af.

18. Overmacht en productieomstandigheden

Als uitvoering door overmacht, ziekte, onveilige omstandigheden, ernstige technische uitval of omstandigheden buiten redelijke invloed niet verantwoord kan doorgaan, zoeken we eerst een redelijke nieuwe planning. Reeds gemaakte externe kosten of niet-annuleerbare reserveringen kunnen volgens de offerte blijven gelden.